Dohody se podařilo dosáhnout. Mobilní rozhlas upravil formuláře pro obce.

Když se obec rozhodne, že pro občany zřídí službu, která předpokládá zpracování jejich osobních údajů, měla by vždy kontaktovat svého pověřence. Samospráva totiž zakládá nové zpracování a za jiným účelem (v tomto případě kvůli zasílání informací z dění v obci, v případě mimořádných událostí apod.) než dosud třeba úplně stejné osobní údaje občanů používala v jiných agendách. Pověřenec by mě upozornit na úskalí nového zpracování, případně doporučit postup, který je v souladu s právními předpisy pro ochranu osobních údajů. Zároveň pomůže začlenit tuto agendu do stávající dokumentace obce upravující ochranu osobních údajů v organizaci.

Již nějaký čas jsme od obcí dostávali dotazy na službu Mobilní rozhlas, které byly tím častější,  jak se služba rozšiřovala do území. Otázky se týkaly nejčastěji nejasností v rozsahu zpracování osobních údajů občanů. Protože i my jsme měli od počátku výhrady k dokumentaci služby Mobilní rozhlas, přivedly nás čím dál častější otázky k oslovení společnosti Munipolis s.r.o. s cílem upravit dokumenty tak, aby odpovídaly pravidlům ochrany osobních údajů. 

Dohody se podařilo dosáhnout. Je na místě ocenit vstřícný přístup společnosti Munipolis s.r.o., která reflektovala naše připomínky k do té doby využívané dokumentaci. V nejbližších týdnech tak můžete očekávat nové formuláře, které budou respektovat normy upravující zpracování osobních údajů u služby Mobilní rozhlas. Upraven bude souhlas se zpracováním osobních údajů, jasně vymezen rozsah zpracovávaných osobních údajů, role obce jako správce a Mobilního rozhlasu jako zpracovatele. Samosprávy i občané dostanou jednoduché a jasné informace, co se s osobními údaji v aplikaci děje. O všem vás bude včas informovat sama společnost.

Monitorování souladu s předpisy na ochranu osobních údajů a poskytování informací a poradenství správcům a zpracovatelům, kteří provádějí zpracování, patří k základním činnostem pověřence. Spolupráce s Munipolis s.r.o. a dohoda na změně dokumentace tak vlastně “přetavila” teorii právní normy v praxi. V této činnosti chceme i nadále pokračovat.