§ 95: Zápis ze zasedání zastupitelstva obce

Komentované ustanovení upravuje pořizování a obsahové náležitosti zápisu ze zasedání zastupitelstva obce.

Zápis ze zasedání zastupitelstva obce je veřejnou listinou ve smyslu § 53 odst. 3 správního řádu a § 567 nového občanského zákoníku, která zachycuje průběh zasedání zastupitelstva. Zákon nestanoví, kdo má zápis pořizovat, obvykle se jedná o zaměstnance obecního úřadu nebo v menších obcích o pověřeného člena zastupitelstva.

Skutečnost, že jde zápis ve smyslu komentovaného ustanovení, stvrzuje svým podpisem starosta nebo místostarosta obce. Vedle toho odstavec 1 komentovaného ustanovení předpokládá podepsání zápisu určenými ověřovateli. Z textace plyne, že by ověřovatelé měli být alespoň dva. Zákon na osoby ověřovatelů neklade žádné požadavky, nemusí tedy jít o členy zastupitelstva.

Ověřovatelé svým podpisem stvrzují, že zápis odpovídá průběhu zasedání zastupitelstva. Připomínky ověřovatelů by optimálně měli být zapracovány v rámci procesu pořizování zápisu ve spolupráci s osobou, která zápis pořizuje. Pokud k tomu nedojde, mohou je ověřovatelé z řad členů zastupitelstva vnést jako námitky podle odstavce 2 komentovaného ustanovení. Jestliže ověřovatel nesouhlasí s konečným obsahem zápisu, z logiky věci zápis nemusí podepsat (ověřit) – v takovém případě je však vhodné tuto skutečnost zaznamenat, ideálně včetně odůvodnění. Odstavec 1 komentovaného ustanovení řadí mezi obligatorní obsahové náležitosti zápisu počet přítomných členů zastupitelstva obce (zaznamenány by měly být i případné změny počtu přítomných v průběhu zasedání), schválený pořad jednání zastupitelstva obce, průběh a výsledek hlasování a přijatá usnesení. Právě zápis ze zasedání zastupitelstva je oficiálním písemným dokladem o tom, jaká usnesení zastupitelstvo přijalo (jeho pořízení však není nutným předpokladem k zahájení plnění usnesení).

Podrobněji může obsah zápisu upravit jednací řád zastupitelstva obce. Standardně bývá v zápise zachycen průběh rozpravy k jednotlivým bodům, jména přítomných zastupitelů a jmenný souhrn jednotlivých hlasování (pro/proti/zdržel se).

Proti obsahu zápisu může kdokoliv ze zastupitelů obce podat námitku, o níž na nejbližším budoucím zasedání rozhodne zastupitelstvo. Zákon nepřiznává právo vznášet námitky proti obsahu zápisu jiným osobám, např. z řad veřejnosti, které se zasedání zúčastnily a vystoupily na něm. Námitku jiné osoby si však může osvojit kterýkoliv zastupitel. Pokud bude zápis na základě námitky zastupitele následně upraven, je nutné to do něj uvést, ideálně s odkazem na konkrétní usnesení zastupitelstva, kterým zastupitelstvo o dané námitce rozhodlo.

Podle odstavce 2 komentovaného ustanovení musí být zápis pořízen do 15 dnů od skončení zasedání. Ideálně by v této lhůtě měl být dokončen celý proces pořizování zápisu včetně ověření určenými ověřovateli (nebo vyjádření, že ověřovatel odmítá zápis ověřit). Za naplnění zákona však lze považovat vyhotovení zápisu s podpisem starosty nebo místostarosty s tím, že případným nahlížejícím do zápisu bude sděleno, že dosud nebyl ověřen všemi ověřovateli. Za nepořízení zápisu v zákonné lhůtě zákon nestanoví žádnou sankci, jedná se tedy o lhůtu pořádkovou.

Po pořízení komentovaného ustanovení ukládá obci povinnost uložit pořízený zápis na obecním úřadě k nahlédnutí. Podle § 16 odst. 2 písm. e) a odst. 3 zákona o obcích mají  právo nahlížet mj. do zápisů z jednání zastupitelstva obce a pořizovat si z nich výpisy, občané obce, kteří dosáhli věku 18 let, a fyzické osoby, které dosáhli věku 18 let a vlastní na území obce nemovitou věc. Tyto osoby mají právo nahlížet do zápisu nebo získat jeho kopii tak, jak byl pořízen, bez jakéhokoliv obsahového omezení (např. anonymizace osobních údajů).

Ostatní osoby mohou o nahlížení do zápisu podle komentovaného ustanovení nebo o jeho kopii požádat podle zákona o svobodném přístupu k informacím, přičemž zápis jako celek se v obecné rovině poskytuje, může však být dán zákonný důvod k vyloučení poskytnutí některých částí zápisu (typicky osobních údajů osob, které nejsou veřejně činné). Tytéž části je pak potřeba vyloučit při aktivním zveřejňováním zápisu.