§ 110: Tajemník obecního úřadu

Komentované ustanovení zavádí funkci tajemníka obecního úřadu a upravuje jeho pravomoci.

Funkce tajemníka obecního úřadu

Právní předpisy konstruují postavení tajemníka jako nejvyššího úředníka obecního úřadu. Pro účely zákona o úřednících úředních samosprávných celků (dále jen „zákon o úřednících ÚSC“) ho § 2 odst. 7 tohoto zákona považuje za vedoucího úřadu, ačkoliv jinak v čele obecního úřadu podle § 109 odst. 1 zákona o obcích stojí starosta.

Podle odstavce 1 komentovaného ustanovení se funkce tajemníka obecního úřadu obligatorně zřizuje pouze v obcích s pověřeným obecním úřadem ve smyslu § 64 zákona o obcích a v obcích s rozšířenou působností ve smyslu § 66 zákona o obcích. V obcích I. typu (např. bez ohledu na to, zda jsou jejich obecní úřady matričním úřadem nebo stavebním úřadem) lze zřídit funkci tajemníka fakultativně, přičemž toho rozhodnutí spadá do vyhrazené pravomoci rady obce stanovit rozdělení pravomocí v obecním úřadu podle § 102 odst. 2 písm. f) zákona o obcích.

Tajemníka podle § 103 odst. 3 zákona o obcích jmenuje a odvolává starosta se souhlasem ředitele krajského úřadu (bez nějž je jmenování či odvolání neplatné), přičemž jmenování musí podle § 7 odst. 1 písm. a) zákona o úřednících ÚSC předcházet výběrové řízení. § 5 zákona o úřednících ÚSC pak požaduje, aby osoba jmenovaná do funkce tajemníka měla v posledních osmi letech tříletou praxi jako vedoucí zaměstnanec, při výkonu správních činností v pracovním poměru k územnímu samosprávnému celku nebo při výkonu státní správy v pracovním nebo služebním poměru ke státu, nebo ve funkci uvolněného zastupitele územního samosprávného celku.

Plat určuje tajemníkovi starosta podle nařízení vlády o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě ve spojení s nařízením vlády o katalogu prací ve veřejných službách a správě, které s účinností od 1. 7. 2024 pod bodem 2.10.37. obsahuje povolání Vedoucí úřadu územního samosprávného celku.

Starosta obce rovněž v obcích, kde nebyla funkce tajemníka obecního úřadu zřízena, vykonává jeho pravomoci (viz. níže). V obcích I. typu lze tedy pečlivě zvážit, zda je objem práce v působnosti tajemníka na obecním úřadě takový, že jej může vykonávat starosta, nebo zda je účelné zřídit funkci tajemníka. Starosta vykonává pravomoci tajemníka i v případě, že funkce byla zřízena, avšak není obsazena. Nejvyšší soud v rozsudku ze dne 3. 3. 2014, č. j.: 21 Cdo 164/2013, vyslovil, že v takovém případě může starosta v rámci své pravomoci pověřit jiného úředníka obce výkonem pravomocí tajemníka. Zároveň lze doporučit vždy v organizačním řádu či jiném vnitřním předpisu vydaném radou obce určit, který úředník či kteří úředníci a v jakém pořadí zastupují tajemníka v době jeho nepřítomnosti.

Odstavec 2 komentovaného ustanovení výslovně stanoví, že tajemník je starostovi stojícímu v čele úřadu odpovědný za plnění úkolů obecního úřadu nejen v samostatné, ale i v přenesené působnosti. Starosta tedy může ukládat tajemníkovi pro výkon jeho pravomocí závazné pokyny, které však z logiky věci musí být v souladu s právními předpisy. Především – i když nejen – pro oblast přenesené působnosti je vhodné zdůraznit, že se starosta musí vyvarovat jakýchkoliv instrukcí vůči tajemníkovi, které by narušovaly legalitu a nestrannost rozhodování obecního úřadu (typicky instrukcí požadujících určitý postup úřadu v konkrétním řízení).

V zájmu bezproblémové spolupráce obecního úřadu s ostatními klíčovými orgány obce na výkonu samostatné i přenesené působnosti ukládá odstavec 5 komentovaného ustanovení tajemníkovi povinnost účastnit se zasedání zastupitelstva a schůzí rady s hlasem poradním. Vzhledem k textaci předmětného ustanovení nelze považovat za správné, pokud jednací řád některého z těchto orgánů upravuje účast tajemníka jinak, např. počítá s jeho účastí pouze na vyžádání.

S cílem zajistit apolitický výkon veřejné správy obecním úřadem zakazuje odstavec 6 tajemníkům obecních úřadů vykonávat funkce v politických stranách a politických hnutích. Jde o omezení předvídané čl. 20 odst. 3 Listiny základních práv a svobod odůvodněné ochranou veřejného pořádku. Pokud by tajemník obecního úřadu byl funkcionářem politické strany, mohla by tím být výrazně zpochybněna nestrannost výkonu pravomocí obecního úřadu úředníky, kteří tajemníkovi podléhají v rámci pracovněprávních vztahů.

Předmětné ustanovení se týká funkcí na jakékoliv úrovni (celostátní – regionální – místní), a to jak funkcí vrcholných (předseda, místopředseda), tak nižších funkcí např. v kolektivních orgánech (např. republikový výbor, republiková rada apod.). Tajemník nicméně může být řadovým členem jakékoliv politické strany nebo hnutí.

V té souvislosti je vhodné zmínit, že z § 5 odst. 2 a 3 zákona o volbách do zastupitelstev obcí vyplývá neslučitelnost funkce tajemníka obecního úřadu s funkcí zastupitele též obce a v případě tajemníků pověřených obecních úřadů a obecních úřadů obcí s rozšířenou působností rovněž neslučitelnost s funkcí zastupitele obce spadající do předmětného správního obvodu. § 119 odst. 1 zákona o obcích pak řadí tajemníka obecního úřadu mezi osoby, které nemohou být členem finančního a kontrolního výboru obce.

Pravomoci tajemníka obecního úřadu

Pravomoci tajemníka obecního úřadu vymezuje odstavec 4 komentovaného ustanovení. Všechny vychází z obecného faktu, že tajemník je nejvyšším úředníkem obecního úřadu.

Podle písmene a) tajemník zajišťuje výkon přenesené působnosti obce v těch věcech, které zákon nesvěřuje radě nebo zvláštnímu orgánu obce ve smyslu § 106 zákona o obcích. Ačkoliv i za plnění úkolů v přenesené působnosti odpovídá tajemník starostovi, právní předpisy reálně konstruují jiné pojistky, jak řádný výkon přenesené působnosti v obci zajistit – vedle prostředků v rámci hierarchické soustavy orgánů státní správy (opravné prostředky, stížnosti, možnost atrakce či delegace věci) jde o možnost převodu přenesené působnosti nebo její části podle § 65 zákona o obcích.

Vzhledem k tomu, že obecní úřad plní roli servisního orgánu pro ostatní orgány obce, plní tajemník úkoly uložené mu politickým vedením obce – zastupitelstvem, radou či starostou. Tyto úkoly nesmí být v rozporu s právními předpisy (viz. výše).

Tajemník dále stanoví plat a plní další úkoly staturátního orgánu zaměstnavatele (uzavírání a ukončování pracovního poměru, udělování pracovněprávních úkolů) vůči zaměstnancům obce zařazeným do obecního úřadu. Při stanovení platu zaměstnanců tajemník postupuje striktně podle nařízení vlády o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě ve spojení s nařízením vlády o katalogu prací ve veřejných službách a správě (poznámka pod čarou č. 33 odkazuje na již neplatné právní předpisy).

Zaměstnance zařazené do obecního úřadu lze dělit na úředníky a ostatní zaměstnance. Úředníkem je takový zaměstnanec, který se podílí na výkonu správních činností, a na jeho pracovní poměr se vztahují specifika stanovená zákonem o úřednících ÚSC. Na pracovní poměr ostatních zaměstnanců, kteří vykonávají výhradně pomocné, servisní nebo manuální práce nebo kteří výkon takových prací řídí, se vztahuje obecná úprava stanovená zákoníkem práce. Vedle zaměstnanců zařazených do obecního úřadu může mít obec ještě další zaměstnance, vůči nimž plní úkoly statutárního orgánu zaměstnavatele starosta.

Silné postavení tajemníka v rámci obecního úřadu vyplývá též z § 102 odst. 2 písm g) zákona o obcích, podle nějž rada jmenuje a odvolává vedoucí obecního úřadu vždy na návrh tajemníka. V praxi tak není možné, aby došlo k odvolání vedoucího odboru nebo ke jmenování určité osoby do funkce vedoucího odboru proti vůli tajemníka.

Poslední pravomocí tajemníka podle odstavce 4 komentovaného ustanovení je vydávání vnitřních směrnic obecního úřadu, které nevydává rada obce. Povinnost vydat spisový a skartační řád a pracovní řád obecního úřadu vyplývá z § 66 odst. 1 zákona o archivnictví a spisové službě, resp. z § 306 odst. 3 zákoníku práce. Rada pak vydává podle § 102 odst. 2 písm. m) zákona o obcích organizační řád obecního úřadu, případně vnitřní směrnici stanovící pravidla pro vyřizování petic a stížností podle § 102 odst. 2 písm. l) zákona o obcích.

Od vnitřních směrnic obecního úřadu je potřeba odlišovat vnitřní směrnice jiných orgánů obce, které z logiky věci nevydává tajemník obecního úřadu. Formu vnitřní směrnice má např. jednací řád zastupitelstva obce a jednací řád rady obce, který povinně vydávají oba orgány na základě § 96 a § 101 odst. 4 zákona o obcích. § 84 odst. 2 písm. u) zákona o obcích pak nepřímo počítá s přijetím směrnice upravující pravidla pro poskytování cestovních náhrad členům zastupitelstva v obce, a to v pravomoci zastupitelstva.

Další směrnice obce právní předpisy přímo nevyžadují, ale mnohdy je z hlediska organizace a transparentnosti vysoce vhodné je vydat. Úřad pro ochranu osobních údajů např. vyžaduje vydání směrnice obce pro nakládání s osobními údaji. SMS ČR doporučuje také vydání směrnice o poskytování informací a sazebníku úhrad, směrnice stanovující postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, nebo u větších obcí směrnice upravující zásady pro odměňování ředitelů příspěvkových organizací zřizovaných obcí. V případě každé směrnice je nutné posoudit, zda půjde o vnitřní směrnici obecního úřadu (tj. takovou, která bude zavazovat pouze zaměstnance obce zařazené do obecního úřadu) nebo o vnitřní směrnici, která bude zavazovat i další osoby, typicky členy rady či zastupitelstva.